A importancia da Organização Digital


ArquivosA organização que fazemos nos armários e gavetas deve ser a mesma para os arquivos digitais por fazerem parte também do nosso dia a dia. Tendo este cuidado podemos evitar complicações futuras.

Ter os documentos e fotos arquivados corretamente fazem toda a diferença quando estamos trabalhando ou procurando alguma informação importante.

 O principal benefício da organização digital é permitir que você gerencie melhor todas as informações que chegam até você, possibilitando usar o seu tempo da melhor forma em outras tarefas e projetos. Uma pessoa organizada é uma pessoa produtiva. 

 Ter certeza que a informação no seu computador está organizada é uma ótima forma de aumentar a produtividade e as dicas abaixo vão ajudar a fazer isso acontecer.

 

 

 

Criando Pastas
Nomes

Se você está organizando todos os seus documentos do Word, planilhas, fotos ou outros arquivos em uma só pasta sem um sistema de organização está na hora de repensar como você usa o seu computador.

Tenha o hábito de criar pastas separadas para cada conteúdo específico. Por exemplo, um Fotógrafo pode separar pastas por clientes, ano, trabalhos, orçamentos, administrativo e etc. Dentro de cada uma dessas pastas podem ser criadas sub pastas para diferenciar os tipos de cliente.

Este método também pode ser usado para organizar os seus E-mails. Descarte os E-mails sem importância e crie pastas separadas para assuntos rotineiros ou relevantes fazendo com que você encontre o que procura com mais facilidade.

 

 


Nome de Arquivos  arquivos 6Lembre-se sempre de nomear seus arquivos no computador de maneira consistente para facilitar sua procura quando precisar trabalhar com eles. Nomear arquivos com nomes vagos atrapalha mais do que ajuda. Eles devem ser específicos para dar uma ideia clara do seu conteúdo. Use “tags” para ajudar na identificação dos arquivos: Aniversário = aniv, orçamento = orc, educação = edu, pesquisas = pesq. Padronize sempre as nomenclaturas que você escolheu.

Por exemplo, nomear um arquivo “planilha” não oferece nenhuma ideia do seu conteúdo, mas se você colocar “plan_reforma_apto_2017” vai evitar que você clique em outros arquivos com conteúdo parecido. 






Eliminar o Lixo

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Por falta de conhecimento, tempo ou excesso de zelo muitos usuários guardam todos os documentos e E-mails muitas vezes desnecessários e que vão ocupar um espaço importante do computador.

Antes de salvar qualquer documento ou e-mail, analise a real importância daquele assunto para então salvar ou apagar. Analise com uma certa frequência os arquivos antigos salvos no computador e veja se eles estão obsoletos, em caso positivo você pode deletar deixando o seu computador com informações atualizadas. Limpe a lixeira periodicamente. 





 

 

Desktop (Tela)
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Elimine do Desktop os arquivos e ícones que não têm uso, o excesso de ícones faz com que o computador fique sobrecarregado e confuso. Tenha certeza que a informação que aparece no seu desktop seja fácil de navegar e fique livre da desorganização.

 

 


Informação Sincronizada

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O que é sincronização e como ela funciona? Os programas de sincronização garantem que você tenha acesso aos seus arquivos sempre que precisar deles. A sincronização mantém seus arquivos atualizados entre o seu computador, celular, smart phone e tablets vinculados. Por exemplo: se você editar um documento em seu computador, ele será sincronizado com o programa que você escolheu e então você poderá acessar a nova versão do seu celular. 

Existem alguns programas para sincronização tais como: Dropbox, Google Drive, iCloud, Skydrive, iDrive, SugarSync, Amazon Cloud Drive e claro Evernote.



 

 

Backup 
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Quem já perdeu informações salvas no PC sabe da importância do backup. Faze-lo regulamente é uma forma de manter os arquivos da cópia de segurança sempre atualizados com o que há no HD. O backup pode ser feito em arquivos salvos no computador, no celular e no tablet, mas o ideal é armazenar cópias em dispositivos diferentes para garantir que não sejam perdidas em caso de roubo, por exemplo.

 

 



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